Materi akuntansi manajemen, akuntansi biaya, akuntansi keuangan, akuntansi pajak, akuntansi pemerintahan, perbankkan dan Analisis ekonomi

Thursday, September 14, 2017

Pengertian, Karakteristik, Tujuan dan Jenis-jenis Kas kecil (Petty Cash)

Pengertian dan Jenis-jenis Kas kecil (Petty Cash) - Pada organisasi yang masih kecil semua kegiatan organisasi dapat ditangani oleh seorang pimpinan serta beberapa pegawai saja, karena transakasi yang terjadi tidak begitu rumit, pengawasanpun dapat secara langsung dilakukan terhadap semua kegiatan organisasi. Organisasi yang bertambah besar dengan aktivitas yang makin bertambah luas, kemampuan pimpinan untuk mengawasi dan mengurusi setiap bagian yang ada dalam organisasi semakin kurang. Oleh karena itu pimpinan harus mendelegasikan sebahagian tugas dan wewenangnya kepada bawahan. Dengan adanya pelimpahan tugas dan wewenang tersebut, maka dibutuhkanlah suatu alat untuk mengawasi jalannya aktivitas organisasi agar dapat diketahui sejauh mana kemajuan yang telah dicapai 
berdasarkan data-data dan informasi yang diperoleh untuk dijadikan dasar dalam pengambilan keputusan . Baik buruknya informasi yang disajikan sangat tergantung pada sistem yang diterapkan pada organisasi tersebut. Di samping itu sistem yang baik akan mendukung terciptanya internal control yang baik pula dan memberikan informasi keuangan yang cepat, tepat dan dapat dipertanggung jawabkan kebenarannya. Dengan adanya internal control yang baik diharapkan dapat melindungi harta kekayaan organisasi, terciptanya kehandalan dan kecermatan data akuntansi serta meningkatkan kepatuhan terhadap kebijaksanaan yang telah digariskan pimpinan, sehingga penyelewenggan dan kecurangan yang timbul dapat ditekan seminimal mungkin. Salah satu kekayaan organisasi yang mudah diselewengkan dan dipindahtagankan adalah kas. Kas yang meliputi uang tunai dan simpanan-simpanan di bank yang dapat dicairkan setiap saat paling banyak digunakan dalam aktivitas organisasi.

Pengertian, Karakteristik, Tujuan dan Jenis-jenis Kas kecil (Petty Cash)
Kas kecil (Petty Cash)
Kas sering digunakan untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Namun pengeluaran kecil atau sehari-hari tersebut sering terjadi sehingga jumlah totalnya cukup besar, karena itu pengeluaran semacam ini perlu dikendalikan. Untuk itu organisasi perlu membentuk suatu dana khusus yang disebut kas kecil . Kas kecil merupakan dana khusus yang dibentuk organisasi untuk membiayai pengeluaran organisasi yang sifatnya kecil atau sehari-hari. Contohnya biaya yang dikeluarkan untuk membayar rekening listrik, biaya keamanan dan kebersihan dan lain sebagainya.

A. Pengertian Kas Kecil
Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat, dan sebagainya. Sebagai orang yang dipercaya pimpinan untuk mengelola kas kecil, sekretaris harus dapat mengatur dan merencanakan penggunaan dana kas kecil dan membuat catatan keuangan yang dibukukan kembali oleh bagian keuangan perusahaan. 

Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.

Tujuan dibentuknya dana kas kecil untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana, menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relative kecil dan mendadak yang tidak ekonomis dan tidak praktis, sebagai contoh pimpinan kedatangan tamu mendadak kemudian pimpinan ingin menjamu tamu tersebut, maka rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau sekretaris harus melakukan pembayaran entertain tersebut dengan menggunakan cek atau bilyet giro.

Karakteristik dasar dari kas kecil adalah :
  1. Kas kecil jumlahnya dibatasi, tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Besarnya kas kecil tergantung kebijaksanaan masing-masing perusahaan.
  2. Kas kecil dipergunakan untuk membiayai dan mendanai pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya rutin setiap hari.
  3. Kas kecil disimpan ditempat khusus, biasanya dengan menggunakan kotak kecil yang disebut dengan Petty Cash Box.
  4. Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan tingkatan pemula

Tujuan dibentuknya kas kecil adalah :
a. Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor enghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak. Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya. 


B.Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil
Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah :

1. Bukti kas keluar
Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi epada fungsi kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas Kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

2. Cek
Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

3. Permintaan pengeluaran kas kecil
Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta sejumlah uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

4. Bukti pengeluaran kas kecil
Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil. 

5. Permintaan pengisian kembali kas kecil.
Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. 


1. RECEIPT 
RECEIPT
Bukti transaksi adanya penerimaan uang karena adanya pembayaran.


2. INVOICE
Bukti terjadinya transaksi pembelian atau penjualan secara kredit.

INVOICE


3. CEK
Surat yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum di dalam cek.

CEK

4. BILYET GIRO
Surat perintah memindahbukukan sejumlah uang yang tertera dari rekening nasabah lain pada bank yang bersangkutan.


BILYET GIRO


C. Macam-macam metode dalam pengelolaan kas kecil
Melakukan tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada, sehingga ketika laporan penggunaan kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan.

Metode pencatatan kas kecil ada dua yaitu :

a. Metode Tetap (Imprest fund system)
Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta  merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya.

Ciri-ciri Metode Tetap (Imprest fund system) :

  1. Bukti-bukti penggunaan dana kas kecil dikumpulkan oleh pengelola kas kecil.
  2. Pengisian dana kas kecil dilakukan dengan penarikan cek yang sama jumlahnya dengan dana kas kecil yang telah digunakan sehingga jumlah dana kas kecil kembali kepada jumlah yang ditetapkan semula.
Langkah-langkah operasional metode imprest :

  1. Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
  2. Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran . 
  3. Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.
Keuntungan metode Imprest :

  1. Menghemat waktu dalam pembukuan
  2. Memudahkan untuk mengetahui setiap pengeluaran berdasarkan pos-pos pengeluaran pada setiap pembukuan
  3. Karena jumlah dana kas per periode selalu sama sehingga memudahkan bendahara untuk menentukan jumlah dana perbagian/ unit per periode Pemegang kas/pimpinan akan berhati-hati dalam mengelola keuangannya mengingat dalam system ini tidak ada penambahan dana ditengah periode.

Kelemahan metode Imprest :

  1. Hanya dapat mengecek saldo kas di akhir bulan / akhir transaksi
  2. Petugas kas kecil atau sekretaris tidak dapat sewaktu-waktu mengambil/mengisi kas
  3. Tidak dapat sewaktu waktu mengecek dana kas .

b. Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system)
Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhandan kemudian kas kecil diisi kembali. Ketika waktu pengisian, jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih.

Cirri-ciri Metode berubah-ubah (Fluctuating fund system):

  1. Pembentukkan dan pengisian kembali dana kas kecil di catat di debet dalam akun kas kecil. 
  2. Bukti pengeluaran kas kecil di catat dalam buku jurnal kas kecil dengan mendebet akun-akun yang terkait dengan penggunaan dan kredit akun kas kecil. 
  3. Besarnya jumlah dana kas kecil yang disediakan berfluktuasi disesuaikan dengan perkembangan kegiatan bagian-bagian pemakai dana. 

Keuntungan metode Fluctuating :

  1. Saldo kas kecil dapat diketahui setiap saat
  2. Apabila dana kas kecil tidak cukup administrasi atau petugas kas kecil dapat meminta/mengambil dana kembali
  3. Dana awal tiap periode selalu sama
  4. Mudah dilakukan pengontrolan terhadap buku kas
Kelemahan metode Fluctuating :
1. Tidak dapat diketahui pengeluaran terbanyak digunakan untuk apa

Perbedaan antara metode dana tetap dengan metode fluktuasi sebagai berikut: 
Dalam metode dana tetap, pengeluaran yang dilakukan oleh kasir kas kecil tidak di buat jurnal sedangkan dalam metode fluktuasi pengeluaran yang di lakukan oleh kasir kas kecil di buat jurnal. 
Dalam metode dana tetap, Besarnya penggantian sebesar pengeluaran yang telah dilakukan sehingga saldo kas kecil selalu tetap seperti semula. sedangkan dalam metode fluktuasi pengisian kembali tidak harus sebesar pengeluaran yang di lakukan.  Dalam metode dana tetap, saldo kas kecil tetap (seperti semula) sedangkan dalam metode fluktuasi saldo kas kecil berubah-ubah (tidak tetap).

Kesimpulan

1. Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relative kecil jumlahnya. Kas kecil digunakan untuk mendanai pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang jumlahnya relative kecil seperti dana entertain klien atau rekan kerja pimpinan, dana konsumsi untuk kepentingan rapat. Pengelolaan kas kecil keuangan dilakukan oleh Biro Kesekretariatan atas pengeluaran-pengeluaran tunai yang bersifat relative kecil. Hal ini dilakukan untuk mendukung tugas pelaksanaan yang ada. Maksud diadakannya kas kecil adalah agar kesekretariatan tidak perlu meminta dana kebagian keuangan.

2. Dokumen atau bukti pemakaian Kas kecil ada dua yaitu bukti pengeluaran Intern dan bukti pengeluaran Ekstern. Peralatan atau dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah bukti kas keluar, cek, permintaan pengeluaran kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil, permintaan pengisian kembali kas kecil.

3. Metode dalam pencatatan kas kecil ada dua yaitu metode tetap (Imprest fund system) dan metode berubah-ubah (Fluctuating fund system). Metode Tetap adalah metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Sedangkan Metode berubah-ubah adalah suatu metode pengisian dan pengendalian kas kecil dimana jumlah kas kecil akan selalu berubah-ubah (sesuai dengan kebutuhan). sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan akan tetapi sesuai dengan kebutuhan.

Demikianlah materi tentang Pengertian, Karakteristik, Tujuan dan Jenis-jenis Kas kecil (Petty Cash) yang sempat kami berikan dan jangan lupa juga untuk menyimak materi seputar Cara Cepat dan Mudah Mengerjakan Jurnal Penyesuaian yang telah kami posting sebelumnya. semoga materi yang kami berikan dapat membantu menambah wawasan anda semikian dan terimah kasih.

Jangan Lupa Tinggalkan Komentar…!!!

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on Google+

Related : Pengertian, Karakteristik, Tujuan dan Jenis-jenis Kas kecil (Petty Cash)

Comments
0 Comments

0 comments:

Post a Comment

Loading...
Loading...