Pengertian, Pembagian dan Unsur-unsur dalam Administrasi

Pengertian, Pembagian dan Unsur-unsur dalam Administrasi - Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Pengertian, Pembagian dan Unsur-unsur dalam Administrasi

A.  Arti Penting Administrasi

            The Liang Gie (1979,11), Ilmu Administrasi adalah ilmu yang mempelajari hal ikhwal “usaha manusia yang secara teratur bekerjasama dalam kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Ilmu administrasi merupakan cabang dari ilmu sosial.

Para ahli eksakta berpendapat bahwa ilmu(pengetahuan) dapat diakui jika memiliki hukum-hukum, teori-teori atau prinsip-prinsip yang berlaku Universal, artinya dapat diterapkan dimana, kapan dan oleh siapa saja. Sifat ilmu administrasi tidak memiliki hukum/teori/prinsip karena objek studinya adalah manusia yang mempunyai emosi,akala pikiran yang mudah berubah karena dipengaruhi oleh ruang lingkup budaya dan waktu dimana manusia itu berada.

Charles A,Beard (historical politik Amerika), dalam Buku Administration (1937) Kutipan Albert Lepawskim, “Tidak ada sesuatu hal ubtuk abad modern sekarang ini lebih penting dari administrasi. Kelangsungan hidup pemerintahan yang beradab itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern” (Albert Lepawskidalam Siagian, 1971:11)

Siagian (1971, 11-15,) menyatakan jika pendapat ahli tersebut dianalisis lebih mendalam maka seseorang akan menarik kesimpulan bahwa tegak robohnya suatu Negara, maju mundurnya perdaban manusia serta timbul tenggelamnya bangsa-bangsa di dunia tidak dikarenakan perang nuklir atau malapetaka, akan tetapi akan tergantung pada baik buruknya administrasi yang dimiliki.

B. Definisi Dan Unsur-Unsur Yang Terkandung Di Dalam Administrasi

Sondang Siagian, Adminitrasi sebagai “ keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Ada beberapa hal yang terkandung dalam definisi diatas,

1.  Administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya permulaannya sedang akhirnya tidak ada.

2.  Administrasi mempunyai unsur-unsur tertentu yaitu : 1) adanya dua manusia atau

lebih, 2) adanya tujuan yang hendak dicapai, 3) adanya tugas atau tugas-tugas yang harus dilaksanakan, 4) adanya peralatan dan perlengkapan untuk melaksanakan tugas-tugas itu.

3.  Administrasi sebagai proses kerjasama bukan merupakan hal yang baru karena ia tealah timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia.

Administrasi sebagai “seni dan ilmu”. Administrasi sebagai seni adalah suatu proses yang diketahui hanya permulaan dari suatu kegiatan sedang kapan berakhirnya kegiatan itu sendiri tidak diketahui. Administrasi sebagai suatu proses kerjasama bukan merupakan hal yang baru karena ia telah timbul bersama-sama dengan timbulnya peradaban manusia. Tegasnya, administrasi sebagai “seni” merupakan suatu social phenomenon.

Sampai dengan tahun 1886, manusia hanya mengenal administrasi sebagai seni. Kemudian pada tahun 1886, itu timbullah suatu ilmu baru, yang sekarang ini dikenal dengan Ilmu Administrasi yang objek studinya tidak termasuk objek studi ilmu-ilmu lain. Ilmu administrasi telah pula memilki metode analisisnya sendiri, sistematika sendiri, prinsip-prinsip, dalil-dalil serta rumus-rumusnya sendiri.

Sekarang ini administrasi dikenal sebagai suatu artistic science karena didalam penerapannya “seninya” masih tetap memegang peranan yang menentukan. Sebaliknya seni administrasi dikenal sebagai suatu scientific art karena seni itu sudah didasarkan atas sekelompok prinsip-prinsip yang telah teruji “kebenarannya”.

C. Pembagian Bidang/Cabang Administrasi

Umumnya bidang/cabang administrasi dibedakan menjadi administrasi public (public administration dan administrasi niaga (business administration).

The Liang Gie (1979,12-13), membagi administrasi berdasarkan sifat usaha kerja sama guna mencapai tujuan tertentu, demikian juga dapat dibedakan dalam tiga bidang/pokok vertikal, yaitu:

1)      Admintrasi kenegaraan (public administration) : usaha kerja sama mengenai kenegaraan pada umumnya dalam pemberian pelayanan kepada segenap warga Negara di Negara itu.

2)      Administrasi perusahaan (business administration) : usaha kerjasama dalam hal mengenai perusahaan yang bersifat pertukaran/pertimbangan untung rugi.

3)      Administrasi kemasyarakatan (social administration) : usaha kerjasama dalam hal kemasyarakatan pada umumnya untuk memajukan sekelompok orang tertentu.

The Liang Gie (1979, 13-16), secara horizontal berarti melihat administrasi dilihat dari aspek teknisnya/unsure-unsurnya. Kajian ilmu administrasi ini adalah aspek teknis/unsur-unsur administrasi yang mencakup:

1)  Organisasi : struktur/wadah dimana usaha kerja sama diselenggarakan. Penelaahan terhadap struktur dimana administrasi berlangsung menimbulkan sekelompok pengetahuan : a. Teori Organisasi (Theory of Organization); b.Analisis Organisasi dan Metode (O & M analysis); c.Perilaku Administratif (administrative behavior); d.Hubungan manusia (human relation)

2) Manajemen : suatu proses yang menggerakkan kegiatan dalam administrasii itu sehingga tujuan yang telah ditentukan benar-benar tercapai. Fungsi-fungsi Manajemen : a. Perencanaan (Planning); b.Penjurusan (directing, termasuk leadership); c. Koordinasi (coordinating); d. Pengendalian (Controlling).

3) Kepegawaian : berhubungan dengan sumber tenaga manusia (working force)

4)  Keuangan : berhubungan dengan segi pembiayaan pada tiap administrasi.

5) Perlengkapan : segi yang melayani kebutuhan kebendaan / kerumahtanggaan dalam tiap usaha.

6)  Pekerjaan kantor : segenap kegiatan mengumpulkan, mencatat, mengirim, mengolah dan menyimpan bahan-bahan keterangan (information).

7) Tata hubungan/komunikasi : urat nadi dalam usaha bersama untuk mengetahui apa yang terjadi dan diinginkan oleh masing-masing.

8) Perwakilan/public relation : segi yang menggambarkan pada pihak luarsegala sesuatu yang berlangsung mengenai usaha erjasamaitu, demikian pula sebaliknya menyalurkan sesuatu hasrat, cita atau pendapat dari luar ke dalam sesuatu usaha bersama.

Prof. Sondang Siagian (1979,19), Administrasi Negara adalah keseluruhan kegiatan yang dilakukan oleh aparatur pemerintah dari suatu negara dalam usaha mencapai tujuan negara, membaginya ke tiga bidang :

a.       Administrasi Negara (public administration)

b.      Administrasi Privat

Berhubung dalam perkembangannya kegiatan administrasi privat sebagian besar dilakukan oleh sektor niaga maka untuk cabang kedua ini sering disebut dengan administrasi niaga atau business administration

c.       Public bisiness administration atau public business corporation

D.  Administrasi Publik

Sulit bagi kita membuat rumusan (definisi) yang singkat tentang Administrasi Negara.

Mengingat hal ini Dwight Waldo (1971) memberikan dua definisi tentang public administration:

1. Publik Administration adalah organisasi dan manajemen sari manusia dan benda guna mencapi tujuan-tujuan pemerintah.
2. Public Administration adalah suatu seni dan ilmu tentang manajemen yang digunakan untuk mengatur urusan-urusan Negara.

Felix A, Nigro (dalam Pamuji 1985:22), mendefinisikan Administrasi Negara sebagai berikut :

1.  Adalah suatu kerja sama kelompok dalam lingkungan pemerintahan.

2. Meliputi ketiga cabang pemerintahan-eksekutif, legislative dan yudikatif serta hubungan di antara mereka.

3. Mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijakan umum/Negara. Oleh karena itu merupakan sebagian dari proses politik.

4.  Dalam beberapa hal berbeda dengan administrasi privat.

5. Sangat erat berkaitan dengan berbagai macam kelompok swasta dan perorangan dalam menyajikan pelayanan kepada masyarakat.

The Liang Gie (1979,13) membagi ilmu administrasi public ke dalam cabang-cabang berikut :

1)Administrasi Kemiliteran;

2)Administrasi Kepolisian;

3)Administrasi Pengajaran;

4)Administrasi Kesehatan;

5)Administrasi Perpajakan;

6)Administrasi Peradilan;

7)Administrasi Rekreasi.

Demikianlah materi tentang Pengertian, Pembagian dan Unsur-unsur dalam Administrasi yang sempat kami bawakan dan jangan lupa juga untuk menyimak materi seputar Pengertian, Fungsi dan Ruang Lingkup Akuntansi Manajemen.