Materi akuntansi manajemen, akuntansi biaya, akuntansi keuangan, akuntansi pajak, akuntansi pemerintahan, perbankkan dan Analisis ekonomi

Thursday, August 24, 2017

Kode Administrasi Surat Menyurat

Kode Administrasi Surat Menyurat Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:


Kode Administrasi Surat Menyurat
Kode Administrasi Surat Menyurat

  • Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan.
  • Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui orang lain.
  • Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan.
Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.
Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.
Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.
Bebarapa hal tentang Surat
Kop surat dan kepala surat
Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.
Kepala surat memuat :
  • Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat
  • Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan  warna huruf hitam tebal
  • Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital   dengan menggunakan huruf hitam tebal
  • Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal
 .
NOMOR DAN KODE SURAT
  1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.
  2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.
  3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang  sesungguhnya.
.
KODE SURAT
1.      Kode surat terdiri dari :
a.
Surat Keputusan
= SKep
b.
Surat Keterangan
= SKet
c.
Surat Edaran
= SEd
d.
Surat Tugas
= ST
e.
Surat Kuasa
= SK
f.
Surat Peringatan
= SP
g.
Surat Ijin Kegiatan
= SIK
h.
Surat Perjanjian
= SPn
i.
Surat Undangan
= Und
j.
Memorandum
= Mem
k.
Nota Dinas
= Nd
l.
Pengumuman
= Peng
m.
Surat Ketetapan
= STap
n.
Surat Perintah
= SPer
o.
Surat Lain – lain
= L
2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan
a.
Konferensi Zona
= KZ
b.
Seminar Umum
= SU
c.
Seminar Teknologi
= ST
3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII
4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT
1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:
Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani   oleh Pimpinan yang berwenang.
Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.
Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.
  •  Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.
  • Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan  telah ditentukan.
  • Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.
AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT
Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.
Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.
1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :
  • Sangat rahasia  : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan mengancam suatu instansi/organisasi.
  • Rahasia/terbatas  : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.
  • Biasa   : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak   berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.
   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :
  • Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.
  • Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.
  • Kilat/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat.
  • Kilat Khusus/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat khusus.
Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia atau
rahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.
Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.
Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.
Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.
000
  UMUM
001
  Lambang
002
  Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1
003
  Hari Raya/Besar
004
  Ucapan
005
  Undangan
020
  PERALATAN
040
  PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi
042
  Dokumentasi
045
  Kearsipan
060
  ORGANISASI / KETATALAKSANAAN
090
  PERJALANAN DINAS
230
  ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL
232
  Persatuan Guru Republik Indonesia
236
  Korps Pegawai Republik Indonesia
239
  Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya
240
  ORGANISASI PEMUDA
410
  PEMBANGUNAN DESA
411
  Pembinaan Usaha Gotong Royong
.14
  Pungutan
  .2
  Lembaga Sosial Desa (LSD)
.32
  Kuliah Kerja Nyata (KKN)
.33
  Pusat Latihan
.34
  Kursus-Kursus
.35
  Kurikulum / Sylabus
.36
  Ketrampilan
.37
  Pramuka
  .4
  Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK)
.25
  Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan
  .3
  Koperasi Desa
.32
  Koperasi Usaha Desa
 420
  PENDIDIKAN
   .1
  Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan Putra/I Irja
421
  Sekolah
   .1
  Pra Sekolah
   .2
  Sekolah Dasar
   .3
  Sekolah Menengah
   .4
  Sekolah Tinggi
   .5
  Sekolah Kejuruan
   .6
  Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum
   .7
  Kegiatan Pelajar
 .71
  Reuni Darmawisata
 .72
  Pelajar Teladan
 .73
  Resimen Mahasiswa
   .8
  Sekolah Pendidikan Luar Biasa
   .9
  PLS / Pemberantasan Buta Huruf
422
  Administrasi Sekolah
  .1
  Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan
  .2
  Tahun Pelajaran
  .3
  Hari Libur
  .4
  Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP
  .5
  Beasiswa
423
  Metode Belajar
  .1
  Kuliah
  .2
  Ceramah, Simposium
  .3
  Diskusi
  .4
  Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur
  .5
  Kurikulum
  .6
  Karya Tulis
  .7
  Ujian
424
  Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor
  Klasifikasi Disini: Guru Teladan
425
  Sarana Pendidikan
  .1
  Gedung
  .11
  Gedung Sekolah
  .12
  Kampus
  .13
  Pusat Kegiatan Mahasiswa
  .2
  Buku
  .3
  Perlengkapan Sekolah
426
  Keolahragaan
  .1
  Cabang Olah Raga
  .2
  Sarana
 .21
  Gedung Olah Raga
 .22
  Stadion
 .23
  Lapangan
 .24
  Kolam renang
  .3
  Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade, Olimpiade,
  .4
  KONI
427
  Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja
  Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja
428
  Kepramukaan
429
  Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890
430
  KEBUDAYAAN
431
  Kesenian
   .1
  Cabang Kesenian
   .2
  Sarana
  .21
  Gedung Kesenian
432
  Kepurbakalaan
433
  Sejarah
434
  Bahasa
435
  Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan
440
  KESEHATAN
441
  Pembinaan Kesehatan
442
  Obat-obatan
443
  Penyakit Menular
444
  Gizi
445
  Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling,  Poliklinik
446
  Tenaga Medis
448
  Pengobatan Tadisional
450
  AGAMA
451
  Islam
 .1
  Peribadatan
 .11
  Sholat
 .12
  Zakat Fitrah
 .13
  Puasa
 .14
  MTQ
 .2
  Rumah Ibadah
 .3
  Tokoh Agama
 .4
  Pendidikan
 .41
  Tinggi
  42
  Menengah
 .43
  Dasar
 .44
  Pondok Pesantren
 .45
  Gedung Sekolah
 .46
  Tenaga Pengajar
 .47
  Buku
 .48
  Dakwah
 .49
  Organisasi / Lembaga Pendidikan
 .5
  Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb
 .6
  Peradilan
 .7
  Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama
 .8
  Mazhab
456
  Urusan Haji
  .1
  ONH
  .2
  Manasik
560
  TENAGA KERJA
   .1
  Pengangguran
561
  Upah
562
  Penempatan Tenaka Kerja, TKI
563
  Latihan Kerja
564
  Tenaga Kerja
800
KEPEGAWAIAN
810
PENGADAAN
820
MUTASI
822
Kenaikan Gaji Berkala
823
Kenaikan Pangkat / Pengangkatan
824
Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan
825
Datasering dan Penempatan Kembali
826
Penunjukan Tugas Belajar
828
Mutasi Dengan Instansi Lain
830
KEDUDUKAN
Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/
Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat
831
Perhitungan Masa Kerja
832
Penyesuaian Pangkat / Gaji
833
Penghargaan Ijazah / Penyesuaian
834
Jenjang Pangkat / Eselonering
840
KESEJAHTERAAN PEGAWAI
Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah,
Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.
841
Tunjangan
.1
Jabatan
.2
Kehormatan
.3
Kematian/Uang Duka
.4
Tunjangan Hari Raya
.5
Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah
.6
Keluarga
.7
Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)
842
Dana
.1
Taspen
.2
Kesehatan
. 3
Asuransi
843
Perawatan Kesehatan
844
Istribusi
845
Perumahan/Tanah
846
Bantuan Sosial
850
CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, Cuti
Diluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain
860
PENILAIAN
861
Penghargaan
.1
Bintang/Satyalencana
.2
Kenaikan Pangkat Anumerta
.3
Kenaikan Gaji Istimewa
.4
Hadiah Berupa Uang
.5
Pegawai Teladan
862
Hukuman
863
Konduite, DP3, Disiplin Pegawai
864
Ujian Dinas
865
Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri
Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)
870
TATA USAHA KEPEGAWAIAN
871
Formasi
872
Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian
873
Registrasi
.1
NIP
.2
KARPEG
.3
Legitiminasi/Tanda Pengenal
.4
Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu
874
Daftar Riwayat Pekerjaan
875
Kewenangan Mutasi Pegawai
876
Penggajian
.1
SKPP
877
Sumpah/Janji
878
Korps Pegawai
880
PEMBERHENTIAN PEGAWAI
Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, Karena
Meninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu Untuk
Sementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat
881
Permintaan Sendiri
882
Dengan Hak Pensiun
883
Karena Meninggal
884
Alasan Lain
885
Uang Pesangon
886
Uang Tunggu
887
Untuk Sementara Waktu
888
Tidak Dengan Hormat
890
PENDIDIKAN PEGAWAI
Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri,
Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan
891
Perencanaan
892
Pendidikan _Egular / Kader
893
Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler
894
Pendidikan Luar Negeri
895
Metode
896
Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber
897
Administrasi Pendidikan
898
Fasilitas Belajar
899
Sarana
900
KEUANGAN
910
ANGGARAN
920
OTORISASI / SKO
930
VERIFIKASI
940
PEMBUKUAN
950
PERBENDAHARAAN
960
PEMBINAAN KEBENDAHARAAN
961
Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas
970
PENDAPATAN
990
BENDAHARAWAN


Share on Facebook
Share on Twitter
Share on Google+
Tags :

Related : Kode Administrasi Surat Menyurat

Comments
0 Comments

0 comments:

Post a Comment

Loading...
Loading...