Materi akuntansi manajemen, akuntansi biaya, akuntansi keuangan, akuntansi pajak, akuntansi pemerintahan, perbankkan dan Analisis ekonomi

Saturday, January 21, 2017

Pengertian dan Pengendalian Intern Kas



Informasi yang akurat mengenai kas sangat penting karena dalam setiap transaksi/kegiatan perusahaan sebagian besar berawal dan berakhir pada perkiraan kas. Oleh karena itu konsep mengenai kas harus benar-benar dipahami.


Pengertian  dan Pengendalian Intern Kas
Cash


1.    Pengertian Kas
Pengertian kas harus benar-benar dipahami untuk membedakan mana yang termasuk kas dan setara kas atau bukan. Hal ini sangat penting supaya transaksi yang bukan kas tidak dimasukan kedalam perkiraan kas ataupun sebaliknya.

Berdasarkan ”PSAK No. 2 Laporan Arus Kas” dalam “Standar Akuntansi Keuangan”, yang dimaksud kas adalah:

“Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Setara kas (cash equivalent) adalah investasi yang sifatnya sangat likuid, berjangka pendek dan yang dengan cepat dapat dijadikan kas dalam jumlah tertentu tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan.”(IAI, 2004:2.2)

Setara kas dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek bukan untuk investasi atau tujuan lain. Untuk memenuhi persyaratan setara kas, investasi harus segera dapat diubah menjadi kas dalam jumlah yang telah diketahui tanpa menghadapi risiko perubahan nilai yang signifikan. Karenanya suatu investasi baru dapat memenuhi syarat sebagai setara kas hanya jika segera akan jatuh tempo dalam waktu tiga bulan atau kurang dari tanggal perolehannya.

Pengertian kas berdasarkan buku Accounting yang diterjemahkan oleh Aria Farahmita dkk, adalah sebagai berikut:
Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan dengan wesel), dan uang yang disimpan di bank yang dapat ditarik tanpa pembatasan dari bank bersangkutan.” (Warren Reeve Fess, 2005:362)

Yang dimaksud kas berdasarkan definisi diatas adalah segala bentuk uang tunai, surat-surat berharga dan uang perusahaan yang ada di bank yang dengan segera dapat diajadikan uang tunai.

Kas merupakan aktiva yang paling mudah disalahgunakan. Bentuk-bentuk penyalahgunaan kas diantaranya:
1.     Lapping yaitu pencatatan penerimaan kas yang tidak lengkap dan fiktif yang disengaja. Hal ini dimaksudkan untuk menutupi penggunaan kas perusahaan untuk kepentingan pribadi.
2.     Menggunakan dana untuk sementara waktu tanpa melakukan pencatatan atau dengan sengaja tidak mencatat penerimaan uang kas.
3.     Mencantumkan angka penjualan pada buku kas yang lebih kecil dari yang sesungguhnya.
4.     Membukukan potongan harga kepada pembeli yang lebih tinggi.
5.     Menahan berbagai jenis pendapatan lain-lain.
6.     Menghapuskan piutang yang dilunasi menjadi tak tertagih dan mengantongi hasil penagihannya.
7.     Tidak melaporkan semua penjualan dan mengantongi uang penjualan tersebut.
8.     Mengantongi kelebihan kas.
9.     Membukukan pengeluaran palsu.
10.  Menyiapkan bukti voucher palsu atau pengajuan voucher untuk pembayaran dua kali.
11.  Kitting yaitu melakukan pemindahan dana dari bank yang satu ke bank yang lainnya dan tidak melakukan pencatatan.
12.  Menaikan jumlah uang yang tertulis dalam cek setelah ditandatangani.
13.  Mencantumkan potongan harga akibat pembelian yang lebih rendah dari yang sebenarnya.
14.  Mengubah bukti pengeluaran kas kecil.


2.     Pengendalian Intern Kas
Kas merupakan harta lancar perusahaan yang sangat menarik dan mudah untuk diselewengkan. Selain itu banyak transaksi perusahaan yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran kas. Oleh karena itu, untuk memperkecil kemungkinan terjadinya kecurangan atau penyelewengan yang menyangkut uang kas perusahaan, diperlukan adanya pengendalian intern (internal control) yang baik atas kas dan bank.

Sistem pengendalian kas (cash control system) adalah prosedur yang dianut untuk menjaga dana kas perusahaan. Sistem ini membentuk pengendalian intern yang memadai terhadap kas.

Pengendalian intern kas merupakan salah satu cara untuk menjaga agar dana kas perusahaan tidak diselewengkan. Meskipun penyelewengan itu tidak mungkin untuk dihilangkan tetapi dengan pengendalian intern kas penyelewengan ini dapat dihindari.




a.    Tujuan Pengendalian Intern Kas
Tujuan umum dari pengendalian intern kas adalah sebagai berikut:
1.    Adanya pemisahan tugas. Pemisahan tugas ini harus dilakukan supaya kas dapat lebih terjaga keamanannya dari segala persekongkolan.
2.    Semua transaksi kas diotorisasi dan dicatat dengan tepat. Pengendalian intern kas bertujuan supaya transaksi yang telah terjadi mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang, dapat dicatat dengan tepat sehingga manajemen dapat mengevaluasi semua informasi terhadap transaksi dengan benar
3.    Meyakinkan adanya uang kas yang cukup. Dengan uang kas yang cukup perusahaan dapat menggunakan uang kas tersebut untuk membayar utang yang telah jatuh tempo. Dan apabila terdapat kelebihan uang kas maka perusahaan dapat menggunakan uang kas yang menganggur tersebut untuk investasi perusahaan.
4.    Mencegah hilangnya uang kas akibat kecurangan. Dengan pengendalian intern kas diharapkan segala penyalahgunaan kas dapat ditekan serendah mungkin.

Pengendalian intern yang berfungsi dengan baik dan efektif akan membantu manajemen dalam mengambil keputusan.

b.    Pengendalian Intern atas Penerimaan Kas
Penerimaan-penerimaan kas bisa berasal dari bermacam-macam sumber diantaranya penjualan tunai, penagihan piutang dagang, penerimaan bunga, sewa, dividen, dan lain-lain.

Berdasarkan buku “Dasar-dasar Akuntansi”, pengendalian intern kas atas penerimaan, yaitu:
“Pengawasan atas penerimaan kas yang berasal dari penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos, merupakan hal yang penting.” (Haryono Jusup, 2001: 10)

Berdasarkan landasan teori diatas pengendalian intern atas penerimaan kas penting dilakukan oleh manajemen perusahaan, meskipun pada landasan teori tersebut hanya untuk penjualan tunai dan penerimaan kas melalui pos, sebenarnya pengendalian intern kas harus mencakup semua transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas.

Dalam upaya melindungi kas dari pencurian dan penyalahgunaan, manajemen perusahaan harus mengawasi kas mulai dari saat penerimaan hingga penyetoran ke bank. Catatan dari semua penerimaan kas haruslah dibuat sesegera mungkin.

 Jika penerimaan-penerimaan kas dicatat dengan cara tepat waktu dan akurat, maka jumlah uang yang hilang dapat diketahui dengan membandingkan saldo aktual dengan saldo buku. Terdapat pemisahan tugas antara yang menyimpan, menerima dan mencatat penerimaan uang.

c.    Pengendalian Intern atas Pembayaran/Pengeluaran Kas
Penyelewengan uang kas tidak hanya terjadi pada saat penerimaan kas tetapi terjadi juga pada saat pengeluaran kas. Oleh karena itu pengendalian atas pengeluaran kas sama pentingnya dengan pengendalian penerimaan kas.

Dalam buku “Dasar-Dasar Akuntansi”, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengendalian pengeluaran kas, yaitu:
“Untuk mengawasi pengeluaran kas, maka samua pengeluaran kas harus dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali untuk pengeluaran yang jumlahnya kecil dapat dilakukan melalui kas kecil. Jika kewenangan untuk menandatangani cek didelegasikan kepada seorang pegawai yang ditunjuk, maka pegawai tersebut tidak diperkenankan untuk melakukan pencatatan transaksi kas”. (Haryono Jusup, 2001:10-11)

Untuk mencapai pengendalian intern yang memadai atas pembayaran-pembayaran kas, semua pembayaran kecuali pembayaran kas kecil hendaknya dilakukan melalui cek. Penarikan cek secara otomatis akan memberikan laporan tertulis dari setiap pembayaran kas.

Selain itu, pengendalian intern yang memadai mensyaratkan bahwa setiap transaksi mewajibkan bahwa pembayaran kas disetujui dan dicatat sebelum cek diterbitkan. Tanggung jawab atas persetujuan pembayaran cek hendaknya terpisah secara jelas dari tanggung jawab atas penandatanganan cek. Terdapat pemisahan tugas antara yang berhak menyetujui pengeluaran kas, menyimpan uang kas dan melakukan pengeluaran serta yang mencatat pengeluaran kas.

Pengendalian intern kas atas pembayaran-pembayaran kas hendaknya memberikan jaminan yang memadai bahwa pembayaran-pembayaran dilakukan hanya untuk transaksi-transaksi yang sah. Selain itu, pengawas haruslah memastikan bahwa kas dipergunakan secara efisien. Pengendalian intern atas pembayaran/pengeluaran kas dapat dilakukan diantaranya dengan cara voucher system, penyediaan dana kas kecil dan membuat rekonsiliasi bank.
 
1.    Voucher System
Dengan voucher system diharapkan akan dapat membantu dalam pengendalian intern dari pengeluaran kas.

Voucher berdasarkan buku Accountingyang diterjemahkan oleh Aria Farahmita dkk, yaitu:
“Voucher merupakan formulir khusus untuk mencatat data yang relevan mengenai kewajiban dan rincian pembayaran.” (Warren Reeve Fess, 2005:376)

Sebagian besar perusahaan menengah dan besar memakai voucher system sebagai bagian pengendalian intern mereka terhadap pengeluaran-pengeluaran kasnya. Voucher system adalah seperangkat metode dan prosedur untuk mengotorisasi dan mencatat kewajiban-kewajiban dan pembayaran-pembayaran kas.

Voucher system biasanya memakai (1) voucher-voucher, (2) mengarsipkan voucher-voucher yang belum dibayar, (3) mengarsipkan voucher-voucher yang sudah dibayar. Voucher system ini bermula dari otorisasi untuk mengeluarkan biaya dan berakhir dengan penerbitan cek untuk kewajiban yang dikeluarkan. Voucher biasanya disiapkan di bagian akuntansi oleh karyawan bagian hutang dagang dan didasarkan pada suatu faktur atau dokumen pendukung lainnya.


2.    Kas Kecil
Pengendalian kas akan efektif apabila semua pembayaran tunai dilakukan melalui cek dan penerimaan kas langsung disetorkan ke bank. Akan tetapi, perusahan biasanya mempunyai pembayaran bernilai kecil terhadap transaksi tersebut penarikan cek tidak akan efektif dan memakan waktu.

Karena itulah perusahaan biasanya menyimpan dana kas yang dipakai untuk pembayaran tunai transaksi yang kecil tadi. Kas kecil (petty cash) adalah dana kas yang dipakai untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang nilainya relatif kecil. Besarnya dana kas kecil tergantung pada jumlah, besaran dan frekuensi pengeluaran lain-lain tadi. Tentu saja dana kas kecil perusahaan multinasional akan jauh lebih besar daripada dana kas kecil perusahaan menengah.

Perusahaan menghendaki kas kecil yang lumayan besar sehingga tidak perlu terlalu sering diisi ulang, namun juga tidak terlalu besar sehingga menyebabkan adanya tindakan penyelewengan. Penyelenggaraan kas kecil, yang sering disebut imprest system, melibatkan (1) pembentukan dana untuk kas kecil, (2) pembayaran pengeluaran-pengeluaran kecil yang diambil dari dana kas kecil tersebut, dan (3) pengisian kembali dana kas kecil.

3.    Rekonsiliasi bank
Sekali sebulan bank akan mengirimkan rekening koran (bank statement) kepada nasabahnya (depositor). Rekening koran mendaftar aktivitas dalam rekening bank nasabah selama satu bulan. informasi yang dilaporkan dalam rekening koran berdasarkan catatan-catatan bank.

Karena rekening nasabah merupakan kewajiban bagi pihak bank, maka kenaikan seperti setoran akan disebut kredit bagi pihak bank, sedangkan penurunan seperti cek-cek yang dibayarkan oleh bank akan disebut debit bagi pihak bank.

Rekening koran memungkinkan perusahaan membandingkan transaksi-transaksi kas yang dicatat dalam catatan akuntansi perusahaan dengan catatan bank. Saldo kas yang diperlihatkan oleh rekening koran biasanya berbeda dari saldo kas yang dicatat dalam catatan akuntansi perusahaan. Untuk meningkatkan pengendalian intern, perbedaan antara rekening koran dan catatan akuntansi perusahaan haruslah direkonsiliasi. Rekonsiliasi ini mesti dibuat oleh karyawan yang tidak melakukan pencatatan transaksi-transaksi kas.

Berdasarkan buku “Akuntansi Suatu Pengantar: Buku 1.”, yang dimaksud rekonsiliasi bank adalah:
“Rekonsiliasi bank (bank reconciliation): membandingkan saldo buku dengan saldo bank dan menjelaskan perbedaan yang terjadi. Secara umum rekonsiliasi berarti membandingkan dan menjelaskan perbedaan yang terjadi terhadap dua angka (saldo) yang berasal dari sumber berbeda.” (Soemarso S.R, 2002:320)
Dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa maksud dari rekonsiliasi bank adalah untuk menyamakan saldo menurut perusahaan dengan saldo menurut bank.

Penyebab perbedaan saldo kas menurut perusahaan dan menurut bank dijelaskan dalam buku “Dasar-Dasar Akuntansi”, yaitu:
Beberapa penyebab perbedaan antara saldo menurut pembukuan perusahaan dengan laporan bank adalah sebagai berikut:
1.    Bank belum mencatat transaksi tertentu:
a.    Setoran dalam perjalanan. Perusahaan telah mencatat setoran ke bank, tetapi bank belum mencatatnya.
b.    Cek dalam perjalanan (cek masih beredar). Cek yang ditarik dan telah dibukukan oleh perusahaan, tetapi bank belum mencatatnya.

2.    Perusahaan belum mencatat transaksi tertentu:
a.    Penerimaan kas melalui bank. Bank kadang-kadang melakukan penerimaan kas untuk dibukukan ke dalam rekening giro perusahaan. Hal semacam ini sering terjadi dan bahkan dianjurkan oleh perusahaan kepada para konsumennya. Dengan cara penyetoran langsung ke bank, akan dapat dikurangi kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kas oleh karyawan perusahaan. Transaksi semacam ini kadang-kadang belum diketahui oleh perusahaan, sehingga perusahaan belum mencatatnya.
b.    Biaya administrasi bank. Bank biasanya membebankan sejumlah biaya untuk menangani transaksi-transaksi yang dilakukan pemegang giro. Jumlah biaya yang dibebankan tergantung kepada banyaknya transaksi yang ditangani oleh bank. Pada umumnya biaya administrasi bank baru diketahui jumlahnya oleh perusahaan setelah laporan  bank diterima.

c.     Pendapatan bunga atau jasa giro. Bank memberikan bunga atas saldo giro yang dihitung atas dasar persentase tertentu dari saldo giro rata-rata per bulan. Tingkat bunga atau jasa giro tidak begitu tinggi bila dibandingkan dengan depaosito. Jumlah bunga yang menjadi pendapatan perusahaan biasanya baru diketahui setelah perusahaan menerima laporan bank.


d.    Cek kosong dari konsumen atau debitur. Perusahaan sering menerima pembayaran dari para konsumen atau debitur dalam bentuk cek dan diperlakukan sama dengan uang tunai. Cek tersebut bersama-sama dengan uang tunai disetorkan setiap hari ke bank. Apabila cek yang diterima menggunakan bank yang sama dengan bank perusahaan, maka cek bisa langsung diuangkan dan langsung dibukukan ke rekening giro perusahaan. Akan tetapi  jika cek menggunakan bank yang berbeda, maka bank perusahaan harus menguangkan cek tersebut (atau melalui clearing) ke bank yang bersangkutan, dan hasilnya dibukukan ke dalam rekening giro perusahaan. Cek kosong adalah cek yang tidak cukup dananya (jumlah rupiah dalam cek lebih besar dari saldo si pemegang giro di bank pada saat ia menarik cek tersebut). Apabila perusahaan menerima cek yang tidak cukup dananya (cek kosong), biasanya hal itu baru diketahui pada saat perusahaan menerima laporan bank.

e.    Cek dikembalikan kepada penyetor karena alasan lain (bukan cek kosong). Bank kadang-kadang mengembalikan cek kepada penyetor karena alasan-alasan berikut: (1) rekening penarik cek telah ditutup, (2) cek telah kadaluwarsa (cek tertentu kadang-kadang hanya dapat diuangkan dalam jangka waktu yang telah ditentukan, apabila selama jangka waktu tersebut tidak diuangkan, maka cek menjadi tidak berlaku lagi), (3) tandatangan yang tercantum pada cek tidak sah, (4) terdapat kesalahan dalam penulisan cek. Akuntansi untuk cek yang dikembalikan kepada penyetor karena alasan-alasan diatas, sama dengan akuntansi untuk pengembalian cek kosong.

3.    Bank atau perusahaan (atau kedua-duanya) telah melakukan kesalahan pencatatan.
(Haryono Jusup, 2001:22-23)

Dari uraian diatas penyebab terjadinya perbedaan saldo kas menurut bank dan menurut perusahaan lebih banyak disebabkan karena sistem pencatatan yang berbeda.




Demikian yang dapat bkamin sampaikan mengenai kas dan semoga bermanfaat bagi kita semua. Amin

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on Google+
Tags :

Related : Pengertian dan Pengendalian Intern Kas

Comments
0 Comments

0 comments:

Post a Comment

Loading...
Loading...